Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Ancho de columna...Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello: Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.
AUTOAJUSTAR A LA SELECCIÓN
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho, utilizando dos métodos distintos.
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello: Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Autoajustar ancho de columna.
El segundo método es mucho más rápido. Situarse sobre la línea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna.
Hacer doble clic, automáticamente se ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.
ANCHO ESTÁNDAR DE COLUMNA
Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Ancho predeterminado...
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Escribir la anchura estándar deseada. Hacer clic sobre el botón Aceptar.
CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA
La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Cambiar el nombre de la hoja.
Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.
El segundo método es mucho más directo y rápido:
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar INTRO.
OCULTAR HOJAS
Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Seleccionar la opción Ocultar hoja.
MOSTRAR HOJAS OCULTAS
Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Mostrar hoja... Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar. CAMBIAR EL COLOR A LAS ETIQUETAS DE HOJA
Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú. Seleccionar el color deseado. Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado.
Seleccionar el menú Formato, elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú. Seleccionar la opción Sin color. OCULTAR FILAS
Seleccionar las filas ocultar. Desplegar el menú Formato. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Ocultar filas. MOSTRAR FILAS
Seleccionar entre qué filas o columnas se encuentran las filas a mostrar. A continuación seleccionamos del menú Formato la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Elegimos la opción Mostrar filas. OCULTAR COLUMNAS
La ocultación de columnas es otra de las operaciones que en algún momento nos puede ser útil si por ejemplo en una fila aparecen fórmulas intermedias que no nos interesa visualizar una vez concluida la hoja de cálculo.
Pasos;
Seleccionar las columnas ocultar. Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Selecciona Ocultar columnas. MOSTRAR COLUMNAS OCULTAS.
Seleccionar entre qué columnas se encuentran las columnas o mostrar. Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio. Se abrirá otro submenú. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Selecciona Mostrar columnas. INSERTAR Y ELIMINAR ELEMENTOS.
Insertar filas en una hoja
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar filas de hoja. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila. Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato. INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJA
Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada. Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar columnas de hoja.
INSERTAR CELDAS EN UNA HOJA
Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.
Seleccionar el menú Insertar. Hacer clic sobre él la flecha para ampliar el menú. Elegir la opción Insertar celdas. Elegir la opción deseada. Hacer clic sobre Aceptar. INSERTAR HOJAS EN UN LIBRO DE TRABAJO
Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja. Seleccionar el menú Insertar. Elegir la opción Insertar hoja. ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA
Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.
Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.
Elegir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.
ELIMINAR CELDAS DE UNA HOJA
Seleccionar las celdas a eliminar. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Eliminar celdas. Elegir la opción deseada. Hacer clic sobre Aceptar. ELIMINAR HOJAS DE UN LIBRO DE TRABAJO
Situarse en la hoja a eliminar. Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Eliminar hoja. Mover una hoja. Si deseas cambiar de posición una hoja de cálculo, puedes utilizar dos métodos.
El primer método consiste en utilizar el menú contextual. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.
Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual.
Seleccionar la opción Mover o copiar.
En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos moverla.
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja movida.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos mover la hoja dentro del mismo libro de trabajo. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.
Pulsar el botón del ratón y arrastrarlo hasta la posición donde queremos mover la hoja.
Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltamos el botón del ratón.
COPIAR UNA HOJA
El primer método consiste en utilizar el menú contextual. Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.
Pulsar el botón derecho del ratón, se desplegará un menú contextual.
Seleccionar la opción Mover o copiar.
En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el libro de trabajo donde queremos copiarla.
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedará a la derecha de la hoja copiada.
Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta casilla lo que haremos será mover la hoja en vez de copiarla.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
El segundo método es muy rápido y muy cómodo si queremos copiar la hoja dentro del mismo libro de trabajo. Situarse en la hoja a copiar.
Pulsar la tecla CTRL del teclado.
Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botón del ratón sobre la etiqueta de la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posición donde queremos copiar la hoja.
Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botón del ratón y a continuación la tecla CTRL.
GRÁFICOS
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: - Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Veamos cómo crear de un gráfico.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico.
AÑADIR UNA SERIE DE DATOS
Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles:
Primero nos fijaremos en el botón Seleccionar datos. Desde él se abre el siguiente cuadro de diálogo:
Pulsa el botón y selecciona las celdas, automáticamente se rellenará el campo de texto con el rango correcto. Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).
Utiliza el botón Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del gráfico.
Haciendo clic en el botón Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y pasarlas a las categorías y viceversa. Este botón actúa del mismo modo que el que podemos encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaña Diseño).
Si haces clic en el botón Celdas ocultas y vacías abrirás un pequeño cuadro de diálogo desde donde podrás elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
MODIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS DEL GRÁFICO
En la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto del gráfico.
Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico
Desde esta sección también podrás configurar la Leyenda del gráfico.
Finalmente destacaremos las opciones de la sección Fondo que te permitirán modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales (como el de la imagen de ejemplo anterior). Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles:
MODIFICAR EL TAMAÑO DE UN GRÁFICO
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de controles que explicaremos a continuación:
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y arrástralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrás modificar su tamaño manteniendo el alto y ancho que hayas establecido, de esta forma podrás escalar el objeto y hacerlo más grande o pequeño.
Coloca el cursor sobre cualquier objeto seleccionado, cuando tome esta forma podrás hacer clic y arrastrarlo a la posición deseada.
MODIFICAR LA POSICIÓN DE UN GRÁFICO
Haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña Diseño.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva.
Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja ya existente.
CREAR TIPOS PERSONALIZADOS DE GRÁFICO
Una vez hemos terminado de crear el gráfico, para guardar el estilo personalizado de nuestro gráfico debemos seguir los siguientes pasos: Seleccionar la pestaña Diseño en la banda de opciones. Hacer clic en la opción Guardar como plantilla.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás escribir un nombre para tu tipo de gráfico, pulsa el botón Guardar y se almacenará. Más tarde cuando quieras crear un gráfico utilizando esta plantilla, sólo tendrás que seleccionar la categoría Plantillas del listado de todos los gráficos disponibles:
IMÁGENES
Una vez tengamos nuestro libro definido, podemos mejorarlo incluyendo elementos gráficos, podemos añadir títulos WordArt, imágenes, fotografías, autoformas, etc.
Los distintos elementos gráficos (imágenes o dibujos) que se pueden insertar en Excel son:
Imágenes desde archivo, Imágenes prediseñadas, pertenecientes a una galería que tiene Excel, Autoformas, es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc., para diseñar nuestros propios dibujos, SmartArt, varias plantillas para crear organigramas, WordArt, rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.
Sobre las imágenes y los dibujos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que iremos viendo, fundamentalmente las pestañas de Diseño y Formato que vimos para los gráficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar hojas de cálculo con una componente gráfica atractiva.
INSERTAR IMÁGENES PREDISEÑADAS
Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección debemos seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el botón Imágenes prediseñadas de la pestaña Insertar. Nos aparece el panel Imágenes prediseñadas a la derecha de la pantalla. En Buscar en: podemos seleccionar donde deseamos que se realice la búsqueda (Mis colecciones, Colecciones de Office, etc.). En Los resultados deben ser: podemos especificar qué tipo de archivos multimedia estamos buscando (imágenes, fotografías, sonido, etc.) En el recuadro Buscar: podemos especificar algunas palabras claves para acotar más la búsqueda o dejarlo en blanco para que nos muestre todos los archivos disponibles. Cuando ya tengamos todos los parámetros de la búsqueda definidos pulsamos sobre el botón Buscar y nos aparecerá una lista con una vista previa con los archivos localizados. Si hemos localizado la imagen que buscábamos simplemente debemos seleccionarla de la lista y automáticamente se insertará en la hoja de cálculo. INSERTAR IMÁGENES DESDE ARCHIVO
También podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.
Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botón Imagen.
Nos aparece un cuadro de diálogo para escoger la imagen desde el disco duro, Insertar imagen. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.
MANIPULAR IMÁGENES
De forma general para manipular cualquier objeto (imagen, dibujo, WordArt...) insertado en nuestra hoja de cálculo, deberemos seguir los mismos pasos:
Para mover un objeto tenemos que seleccionarlo haciendo clic sobre él, una vez seleccionado aparecerá enmarcado en unos puntos, los controladores de tamaño. Si posicionamos el puntero del ratón sobre el objeto, cambiará de aspecto a una flecha Para modificar su tamaño, situar el cursor en las esquinas del objeto y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Para cambiar otras propiedades del objeto deberemos utilizar las opciones definidas para ese objeto y que iremos viendo a lo largo del tema. Para manipular una imagen podemos utilizar la pestaña Formato. Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y modificaciones sobre la imagen:
Permite cambiar la imagen existente por otra almacenada en disco.
Control del contraste de la imagen.
Control del brillo de la imagen.
Permite hacer volver a la imagen a su estado original, antes de que le hubiésemos aplicado ningún cambio.
Hace que la imagen se comprima, ocupando mucho menos espacio en el documento de Excel. Si ejecutas esta opción es posible que no puedas volver al estado original. Además la imagen puede perder resolución.
Puedes recortar la imagen utilizando esta herramienta, simplemente selecciona el área (rectangular) de la imagen que quieras mantener, el resto de desechará.
Rotar. Te permite girar la imagen o voltearla horizontal o verticalmente.
Permite elegir entre los diferentes bordes para la imagen.
Estilos de imagen. Permite aplicar un estilo rápido a la imagen para hacerla más atractiva.
Puedes aplicar diferentes estilos (muchos de ellos en 3 dimensiones) a tu imagen utilizando este menú de configuración.
INSERTAR AUTOFORMAS Y DIBUJOS
Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.
Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de cálculo y establecer el tamaño que tendrá la forma.
Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona que quieres que tome la forma.
MODIFICAR DIBUJOS
Modificaciones
Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia la derecha.
Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.
Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superior central de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos de presionar el ratón.
AÑADIR TEXTO A UN DIBUJO
Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.
Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico. Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.
INSERTAR WORDART
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.
Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.
ESQUEMASY VISTAS
Un esquema podríamos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.
Así pues, un esquema puede ser perfectamente un índice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, también podemos ver como ejemplo de esquema el índice de este curso, el cual contiene los puntos más importantes que se tratan en él y además está estructurado por niveles de profundización sobre un tema en concreto, vamos desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema. Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.
- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema debe tener una jerarquía o disponer de una estructura por niveles.
- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener más de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.
- Para crear esquemas automáticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado como veremos más adelante. Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automática.
CREACIÓN AUTOMÁTICA DE ESQUEMAS
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automáticamente el esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente. En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
- Por autonomías
- y solo por España.
CREACIÓN MANUAL DE ESQUEMAS
La segunda opción es la de crear el esquema manualmente. Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.
Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los números de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan fórmulas de sumario.
Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al menú Agrupar de la pestaña Datos y seleccionamos Agrupar. Para trabajar un poco más rápido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.
Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha derecha.
Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos Alt+Shift+Flecha izquierda.
BORRAR Y OCULTAR UN ESQUEMA
Borrar un esquema
Para borrar un esquema debemos acceder a la opción Desagrupar y seleccionar la opción Borrar esquema. Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos, pues una vez dada la orden.
Ocultar un esquema
Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y automáticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar volvemos a pulsar la combinación de teclas Ctrl+8.
VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS
Podemos utilizar la opción de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opción de ver la misma hoja en varios paneles.
Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaña Vista y pulsar el botón Nueva ventana, si la ventana que teníamos estaba maximizada no nos daremos cuenta de que haya ocurrido algún cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de título podemos ver que ahora el nombre del documento además tiene añadido al final ":2" indicando que es la segunda ventana del mismo documento.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de como estén situados los datos en la hoja. Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.
DIVIDIR UNA HOJA EN PANELES
Podemos utilizar también la opción de dividir la hoja por paneles. Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opción de dividir la hoja en 2 ó 4 paneles.
Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botón Dividir en la pestaña Vista y automáticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana a nuestro gusto.
Otra opción para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras de división: Tenemos dos disponibles:
- La barra de división horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical arriba del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris que está encima de la flecha de desplazamiento el puntero del ratón toma el aspecto , indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo.
- La barra de división vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la derecha del todo. Al situar el puntero del ratón sobre la línea gris vertical que está a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratón adopta la forma , indicando el desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.
INMOVILIZAR PANELES
Para realizar esto, simplemente despliega el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función) selecciona la opción correspondiente.
En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones selecciona el rango de celdas y pulsa la opción Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podrá desplazarse, el resto permanecerá inmovilizado.
Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta opción y haz clic sobre Movilizar paneles.
IMPORTAR DATOS A EXCEL.
Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa.
UTILIZAR EL ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO
Para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:
- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.
- O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*). A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar. Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto.
LA SECCIÓN CONEXIONES
Desde esta sección en la pestaña Datos podremos acceder a las opciones de Conexión con archivos externos de los cuales hayamos importado algún dato. Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo donde encontraremos propiedades muy útiles:
En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo.
En la sección Definición de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar definición de consulta para que Excel guarde esta definición y pueda actualizar los datos cuando se lo pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podrá volver a actualizar los datos externos porque éstos serán guardados como un rango estático de datos, digamos que se perderá el enlace con el origen de la importación.
Por último, en la sección Diseño y formato de datos podemos indicarle a Excel qué debe de hacer cuando actualiza los datos.
IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA
Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.
- Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.
- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar
- Ahora en Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
- Y pulsamos Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar
IMPORTAR DATOS DE EXCEL A WORD.
- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel. - Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + Co desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Copiar.
- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y haciendo clic en el botón Pegar.
Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado donde podemos ver las distintas opciones.
Por defecto nos conserva el mismo formato que tenía en la hoja de Excel. Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opción Hacer coincidir estilo de tabla de destino. Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la opción Conservar formato de origen y vincular a Excel.
IMPORTAR DATOS DE ACCESS
Seleccionamos una tabla o consulta y pulsamos Aceptar.
En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro, entre las opciones que ya conocemos, o si preferimos incluirlos en la hoja actual, indicando su posición, o en una nueva hoja del libro.
Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión, como la Descripción o cuando se debe actualizar.
IMPORTAR DE UNA PÁGINA WEB
Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web. Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web.
Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas. En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir, sin importar o no el formato de la tabla.
Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar. Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en la hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones de actualización de la conexión.
IMPORTAR DE OTROS PROGRAMAS
La mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos seleccionar y copiar, Excel nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. En algunos nos permitirá crear conexiones de actualización y en otros no.
Y otros programas nos permitirán exportar tablas directamente a Excel.
EL PORTAPAPELES
Es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una aplicación Windows. Cada vez que se copia o corta información, el portapapeles reemplaza la información que había por la nueva información.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio.
Los métodos para utilizar el portapapeles son muy sencillos:
- Primero seleccionamos los datos que deseamos copiar o cortar.
- Después copiamos (Ctrl + C) o cortamos (Ctrl + X) los datos seleccionados.
- Por último pegamos el contenido del portapapeles, si presionamos (Ctrl + V) pegamos lo último que hayamos puesto en el portapapeles.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:
Hacer clic sobre el botón que aparece en la parte inferior del panel del portapapeles. Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación: Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo. Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles. Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados. TABLAS DE EXCEL.
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados.
Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos. CREAR UNA TABLA
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla
- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
MODIFICAR LOS DATOS DE UNA TABLA
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos.
Formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar en el icono Formulario.
Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.
Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario
Para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Modificar la estructura de la tabla
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas.
Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla.
ESTILO DE LA TABLA
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna. Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo.
ORDENAR UNA TABLA DE DATOS
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.
Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.
FILTRAR EL CONTENIDO DE LA TABLA
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados
UTILIZAR EL FILTRO
Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro).
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.
UTILIZAR FILTROS AVANZADOS
Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.
Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en la sección Ordenar y filtrar.
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.
FUNCIONES DE BASE DE DATOS
Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.
Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos:
El rango de datos que define la tabla o base de datos El nombre del campo que se utiliza en la función Un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro).
Función | Descripción |
BDCONTAR(datos;campo;criterios) | Cuenta las celdas que contienen un número |
BDCONTARA(datos;campo;criterios) | Cuenta las celdas que contienen un valor |
BDMAX(datos;campo;criterios) | Obtiene el valor máximo |
BDMIN(datos;campo;criterios) | Obtiene el valor mínimo |
BDPRODUCTO(datos;campo;criterios) | Obtiene el producto de los valores indicados |
BDPROMEDIO(datos;campo;criterios) | Obtiene el promedio de los valores indicados |
BDSUMA(datos;campo;criterios) | Obtiene la suma de los valores indicados |
BDEXTRAER(datos;campo;criterios) | Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección |
BDVAR(datos;campo;criterios) | Calcula la varianza sobre una muestra de valores |
BDVARP(datos;campo;criterios) | Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo |
BDDESVEST(datos;campo;criterios) | Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores |
BDDESVESTP(datos;campo;criterios) | Calcula la desviación estándar sobre todos los valores de un campo |
CREAR UN RESUMEN DE DATOS
Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.
